Ukoliko osnivate, ili ste već osnovali privredno društvo, najverovatnije ste već upoznati sa obimnom dokumentacijom koja vam je za osnivanje potrebna, kao i sa velikom količinom propratnih dokumenta koje ste tom prilikom prikupili. Sa druge strane, postoji i veliki broj dodatnih akata koje privredna društva moraju da donesu po osnivanju, vezano za opštu bezbednost, bezbednost zaposlenih i slično. Mnogi privrednici nisu svesni da su u obavezi da donesu neke od ovih akata, ili znaju da ova obaveza postoji, ali nisu sigurni šta im je tačno potrebno.
U ovom tekstu ćemo napraviti pregled dokumenata koje je neophodno sastaviti, kao i pratećih uslova koje morate ispuniti kako biste izbegli velike kazne.
Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta
S obzirom da mnoga od narednih akata zahtevaju različite analize zasnovane na broju i strukturi zaposlenih, najbolje bi bilo da u samom početku napravite pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta.
Ovaj pravilnik moraju da sastave svi poslodavci koji imaju više od 10 zaposlenih.
Prema članu 24. stav 4. Zakona o radu, u ovom pravilniku je potrebno utvrditi organizacione delove, naziv i opis poslova u okviru svakog od njih, vrstu i stepen zahtevane stručne spreme za svako radno mesto, kao i dodatne uslove koje zaposleni moraju ispuniti, ako ih ima. Pravilnik je neophodno redovno ažurirati, svaki put kada se otvori novo radno mesto, bilo da je ono popunjeno, ili ne.
Ukoliko izradi ovog pravilnika pristupite na vreme, čim zaposlite jedanaestog zaposlenog, kasnije ažuriranje dokumenta će vam biti znatno lakše.
Pravilnik o radu
U skladu sa Zakonom o radu, poslodavac je dužan da donese Pravilnik o radu, kojim će odrediti sva uzajamna prava i obaveze zaposlenih i poslodavca koje nisu definisane pojedinačnim ugovorom o radu. Ovo su najčešće opšta pravila zasnivanja radnog odnosa, koja su zajednička za sve zaposlene – način utvrđivanja zarade i naknada troškova, pravo zaposlenih na druga primanja, godišni odmor, zabrana konkurencije i slično.
Pravilnik o računovodstvu i pravilnik o popisu
Obaveza sastavljanaj pravilnika o računovodstvu i načinu vršenja popisa je definisana Zakonom o računovodstvu. Ovim pravilnicima se određuju pravila koja se primenjuju prilikom priznavanja i vrednovanja pojedinih bilansnih pozicija, kao i način utvrđivanja stvarnog stanja imovine i obaveza preduzeća. Ukoliko nemate ove pravilnike, a želite da ih sastavite, najbolje je da se obratite svojoj agenciji za knjigovodstvo. Ukoliko želite, Forecast će za vas rado sastaviti adekvatnu dokumentaciju.
Bezbednost i zdravlje na radu
Sa aspekta zakona o bezbednosti i zdravlju na radu, svi poslodavci su u obavezi da sastave Akt o proceni rizika za svako radno mesto i Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu, za preduzeća sa preko 10 zaposlenih. Ukoliko ima do 10 zaposlenih, poslodavac umesto pravilnikom, prava, obaveze i odgovornosti u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu može utvrditi i ugovorom o radu. U skladu sa aktom o proceni rizika, poslodavac je dužan da organizuje zaposlenima neophode periodične zdravstvene preglede.
Osim ova dva akta neophodno je sastaviti i Program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad. Poslodavac je dužan da o svom trošku i u toku radnog vremena sve zaposlene osposobi za bezbedan i zdrav rad i najmanje jednom godišnje proverava njihovu osposobljenost.
Neophodno je imenovati i lice zaduženo za bezbednost i zdravlje na radu, što kod preduzeća sa manje od 20 zaposlenih može biti poslodavac, ili lice koje on odredi, dok u preduzećima sa 20 više zaposlenih, to mora biti lice sa položenim odgovarajućim ispitom.
Poslodavac koji ima do 20 zaposlenih je u obavezi da ima jedan zidni ormarić za prvu pomoć. Ukoliko ima 21-100 zaposlenih, mora imati dva ormarića, a za preko 100 zaposlenih još po ormarić na svakih dodatnih 100 zaposlenih (101-200 tri ormarića, 201-300 četiri itd.).
Zaštita od požara
Prava i obaveze privrednih društava (i drugih subjekata) vezane za zaštitu od požara su definisane Zakonom o zaštiti od požara. Sva privredna društva imaju određene obaveze u smislu ovog zakona, a njihov obim u najvećoj meri zavisi od stepena rizika kom je preduzeće izloženo, kao i od potencijalnog značaja preduzeća i njegovih resursa, u slučaju požara. Kategorizaciju objekata, prema stepenu rizika izbijanja požara, vrši Ministarstvo unutrašnjih poslova. Svi objekti su razvrstani u jednu od tri grupe, gde je grupa I grupa sa najvećim rizikom, a grupa III sa najmanjim rizikom. Prenosimo članove 24-28 zakona, gde su navedene obaveze privrednih subjekata, prema grupama:
Organizovanje zaštite od požara prema ugroženosti od požara
Zakon o zaštiti od požara, članovi 24-28
Član 24
Privredno društvo odnosno drugo pravno ili fizičko lice, koje je vlasnik odnosno korisnik objekta ili zemljišta sa visokim rizikom od izbijanja požara razvrstava se u prvu kategoriju ugroženosti od požara (u daljem tekstu: subjekat u prvoj kategoriji) i obavezno je da organizuje sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara, obezbedi tehnički opremljenu i obučenu vatrogasnu jedinicu sa potrebnim brojem vatrogasaca i obezbedi adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara.
Privredno društvo odnosno drugo pravno ili fizičko lice, koje je vlasnik odnosno korisnik objekta ili zemljišta sa povećanim rizikom od izbijanja požara razvrstava se u drugu kategoriju ugroženosti od požara (u daljem tekstu: subjekat u drugoj kategoriji) i obavezno je da organizuje sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara i stalno dežurstvo sa potrebnim brojem lica stručno osposobljenih za sprovođenje mera zaštite od požara i obezbedi adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara.
Privredno društvo odnosno drugo pravno ili fizičko lice, koje je vlasnik odnosno korisnik objekta ili zemljišta sa izvesnim rizikom od izbijanja požara razvrstava se u treću kategoriju ugroženosti od požara (u daljem tekstu: subjekat u trećoj kategoriji) i obavezno je da organizuje sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara sa potrebnim brojem lica stručno osposobljenih za sprovođenje mera zaštite od požara i obezbedi adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara.
Razvrstavanje privrednih društava i drugih pravnih i fizičkih lica iz ovog člana vrši se rešenjem iz člana 23. ovog zakona.
Ministar nadležan za unutrašnje poslove (u daljem tekstu: ministar) propisuje potrebnu tehničku opremljenost vatrogasne jedinice i broj vatrogasaca iz stava 1. ovog člana, kao i potreban broj lica stručno osposobljenih za sprovođenje zaštite od požara iz stava 2. ovog člana.
Angažovanje pravnog lica za obavljanje poslova
Član 25
Za obavljanje poslova iz člana 24. može se ugovorom angažovati privredno društvo odnosno drugo pravno lice koje ispunjava propisane uslove i ima ovlašćenje Ministarstva za obavljanje ovih poslova.
Ministar propisuje bliže uslove za obavljanje poslova iz člana 24. ovog zakona i uslove i način izdavanja i oduzimanja ovlašćenja iz stava 1. ovog člana.
Zaštita od požara u objektima posebne namene koje koristi Ministarstvo odbrane i Vojska Srbije
Član 26
Poslove zaštite od požara u objektima posebne namene koje koristi Ministarstvo odbrane i Vojska Srbije obavljaju nadležni vojni organi, pod uslovima koje propisuje ministar odbrane, a u skladu sa odredbama ovog zakona.
Plan zaštite od požara
Član 27
Subjekti u prvoj i drugoj kategoriji ugroženosti od požara obavezni su da donesu Plan zaštite od požara koji sadrži naročito:
1) prikaz postojećeg stanja zaštite od požara;
2) procenu ugroženosti od požara;
3) organizaciju zaštite od požara;
4) predlog tehničkih i organizacionih mera za otklanjanje nedostataka i unapređenje stanja zaštite od požara;
5) proračun potrebnih finansijskih sredstava;
6) propisane proračunske i grafičke priloge;
7) proračun maksimalnog broja ljudi koji se mogu bezbedno evakuisati iz objekta.
Subjekti iz stava 1. ovog člana dužni su da postupaju po proračunima iz Plana zaštite od požara.
U Planu zaštite od požara, pored podataka iz stava 1. ovog člana, bliže se prikazuju i podaci o broju vatrogasaca, tehničkoj opremljenosti i obučenosti vatrogasne jedinice, odnosno organizaciji preventivnih mera zaštite od požara, stalnog dežurstva i podaci o broju stručno osposobljenih lica za sprovođenje zaštite od požara.
Plan zaštite od požara (autonomne pokrajine, jedinica lokalne samouprave i subjekata iz stava 1. ovog člana) mora biti usklađen sa promenama nastalim kao posledica urbanističkih, tehničko-tehnoloških i drugih promena od značaja za zaštitu od požara kroz izmene i dopune plana zaštite od požara.
Na Plan zaštite od požara i izmene i dopune tog plana pribavlja se saglasnost Ministarstva.
Ministar propisuje način izrade i sadržaj planova zaštite od požara autonomne pokrajine, jedinice lokalne samouprave i subjekata u prvoj i drugoj kategoriji.
Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara
Član 27a
Subjekti u prvoj, drugoj i trećoj kategoriji ugroženosti od požara moraju imati Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara, koji moraju biti istaknuti na vidljivom mestu.
Subjekti u trećoj kategoriji ugroženosti od požara Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara donose u skladu sa članom 28. ovog zakona.
Pravila zaštite od požara
Član 28
Privredno društvo odnosno drugo pravno ili fizičko lice, koje je vlasnik odnosno korisnik poslovnih, industrijskih i objekata javne namene i slobodnostojećih garaža, a koji nisu u obavezi da imaju Plan zaštite od požara prema članu 27. ovog zakona, kao i objekata u trećoj kategoriji ugroženosti od požara, i stambene zgrade donose Pravila zaštite od požara koja obuhvataju:
1) organizaciju tehnoloških procesa na način da rizik od izbijanja i širenja požara bude otklonjen, a da u slučaju njegovog izbijanja bude obezbeđena bezbedna evakuacija ljudi i imovine i sprečeno njegovo širenje;
2) zaštitu od požara u zavisnosti od namene objekta sa potrebnim brojem lica osposobljenih za obavljanje poslova zaštite od požara;
3) Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara;
4) način osposobljavanja zaposlenih za sprovođenje zaštite od požara;
5) prava, obaveze i odgovornosti zaposlenih za sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara;
6) proračun maksimalnog broja ljudi koji se mogu bezbedno evakuisati iz objekta.
Tačke 2), 4), 5) i 6) iz stava 1. ovog člana ne odnose se na obaveze stambene zgrade.
Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara iz stava 1. tačka 3) ovog člana moraju biti istaknuti na vidljivom mestu.
Subjekti iz stava 1. ovog člana dužni su da postupaju po proračunima iz Pravila zaštite od požara.
Radi bolje preglednosti, obaveze iz zakona smo pretočili u sledeću tabelu:
Među privrednim društvima koja sprovode mere zaštite u skladu sa zakonom, a svrstana su u kategoriju III, najčešća praksa je da se svi ovi poslovi, počevši od nabavke neophodnih uređaja i obuke zaposlenih, preko izrade potrebnih akata, pa do obezbeđivanja stručnog lica, povere specijalizovanom preduzeću, što zakon dozvoljava.
Zakon o smanjenju rizika od katastrofa i upravljanju vanrednim situacijama
O ovom zakonu i obavezama za privredu koje iz njega proističu je u poslednje vreme bilo dosta reči, ali i rasprava i nesuglasica, koje su najverovatnije posledica nejasnoća u samom zakonu. Tema oko koje se pojavljuje najviše sporova je obaveza izrade Procene rizika od katastrofa i Plana zaštite i spasavanja. Mnogim privrednicima, a reklo bi se čak ni nekim licima ovlašćenim za izradu ovih akata, odredbe zakona nisu u potpunosti jasne, pa se od ovlašćenih lica mogu dobiti kako informacije da je izrada Plana i procene obaveza svih privrednih društava, tako i da se ova obaveza odnosi samo na određena privredna društva. Rok za donošenje Procene rizika od katastrofa je istekao 21.5.2019. a rok za donošenje Plana zaštite i spasavanja ističe 21.8.2019. a mnogi privrednici još uvek nisu sigurni da li su u obavezi da izrade ova dokumenta.
Prenosimo sporni član zakona:
Član 15.
Član 15. Zakona o smanjenju rizika od katastrofa i upravljanju vanrednim situacijama
Procenom rizika od katastrofa identifikuju se vrsta, karakter i poreklo pojedinih rizika od nastupanja katastrofa, stepen ugroženosti, faktori koji ih uzrokuju ili uvećavaju stepen moguće opasnosti, posledice koje mogu nastupiti po život i zdravlje ljudi, životnu sredinu, materijalna i kulturna dobra, obavljanje javnih službi i privrednih delatnosti, kao i druge pretpostavke od značaja za odvijanje uobičajenih životnih, ekonomskih i socijalnih aktivnosti.
Procenu rizika od katastrofa izrađuju i donose Republika Srbija, autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, subjekti od posebnog značaja za zaštitu i spasavanje, izuzev saveza, klubova i udruženja; privredna društva, zdravstvene ustanove izuzev apoteka; predškolske i školske ustanove i fakulteti za sve objekte u kojima borave deca, odnosno objekte u kojima se odvija nastava; ustanove socijalne zaštite za objekte u kojima borave korisnici.
Privredna društva i druga pravna lica koja u svom sastavu imaju organizacione celine čiji su kapaciteti, obim i značaj delatnosti od posebnog značaja za privredu Republike Srbije iz oblasti energetike, telekomunikacija, rudarstva i saobraćaja, izrađuju Procenu rizika i za te organizacione celine.
Procenu rizika izrađuju i donose i pravna lica koja upravljaju poslovnim, trgovačkim, sportskim, ugostiteljskim i smeštajnim objektima i objektima za razonodu kapaciteta više od 100 lica, a ako su objekti namenjeni za boravak dece do 14 godina, nezavisno od kapaciteta.
Privredna društva i druga pravna lica koja nisu obuhvaćena st. 2-4. ovog člana izrađuju svoju procenu rizika od katastrofa na osnovu preporuke štaba za vanredne situacije jedinice lokalne samouprave zasnovane na proceni rizika od katastrofa jedinice lokalne samouprave na čijoj teritoriji se nalaze.
Procenu rizika od katastrofa Republike Srbije usvaja Vlada, na predlog Ministarstva unutrašnjih poslova (u daljem tekstu: Ministarstvo).
Subjekti iz st. 2-4. ovog člana procenu rizika od katastrofa donose po pribavljenoj saglasnosti Ministarstva.
Procena rizika od katastrofa se periodično ažurira u skladu sa potrebama i novim okolnostima, u celini se ponovo izrađuje i donosi na svake tri godine, a ukoliko su se okolnosti u značajnoj meri promenile i ranije, odnosno ukoliko se pojavio novi rizik ili se postojeći rizik povećao ili smanjio.
Svi subjekti koji su obavezni da sastave Procenu rizika od katastrofa su dužni da izrade i Plan zaštite i spasavanja. Analizom zakona i različitih stavova na ovu temu, reklo bi se da je sporan stav 2 “Procenu rizika od katastrofa izrađuju i donose Republika Srbija, autonomna pokrajina, jedinica lokalne samouprave, subjekti od posebnog značaja za zaštitu i spasavanje, izuzev saveza, klubova i udruženja; privredna društva, zdravstvene ustanove izuzev apoteka; predškolske i školske ustanove i fakulteti za sve objekte u kojima borave deca, odnosno objekte u kojima se odvija nastava; ustanove socijalne zaštite za objekte u kojima borave korisnici. ”
S obzirom na nedoumice koje se u praksi pojavljuju, kontaktirali smo Sektor za vanredne situacije, gde smo saznali da se obaveza ipak ne odnosi na sva privredna društva, već samo na ona pobrojana u zakonu i da će privredna društva koja nisu nabrojana, a obveznici su izrade ovih akata o tome biti obaveštena pismenim putem.
Ukoliko ipak morate da izradite ova akta, imajte u vidu da ovo mora obaviti lice ovlašćeno od strane ministarstva, pa vam to može izazvati značajne dodatne troškove.
Ostala akta
U skladu sa Zakonom o sprečavanju zlostavljanja na radu, poslodavac je u obavezi da donese Pravilnik o ponašanju poslodavca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu. Takođe, poslodavac je u obavezi da zaposlenog pre stupanja na rad pismenim putem obavesti o zabrani zlostavljanja na radu (popularno mobinga) i seksualnog uznemiravanja i upozna ga sa pravima i odgovornostima u vezi ovog zakona.
Zakonom o zaštiti uzbunjivača i Pravilnikom o načinu unutrašnjeg uzbunjivanja, načinu određivanja ovlašćenog lica kod poslodavca, kao i drugim pitanjima od značaja za unutrašnje uzbunjivanje kod poslodavca koji ima više od deset zaposlenih je određena obaveza poslodavca da svim zaposlenima dostavi pismeno obaveštenje o njihovim pravima po ovom zakonu, da odredi ovlašćeno lice za prijem informacija i vođenje postupka o uzbunjivanju, kao i da, ukoliko ima više od 10 zaposlenih donese Pravilnik kojim uređuje postupak unutrašnjeg uzbunjivanja. Pravilnik je dužan da istakne na vidnom mestu.
Poslodavac je dužan da odredi lice zaduženo za kontrolu zabrane pušenja i da na vidnom mestu istakne zabranu pušenja.